planC | Lukuaika 2 min

Toimialan murros hiipii ensin hiljaa, kunnes yllättää täysin

 

Aalto University Executive Educationin toimitusjohtaja, Professor of Practice Pekka Mattila sanoo Ari Rytsyn 31.12.2019 kirjoittamassa Aalto EE:n artikkelissa muutoksen ja murroksen eroista näin:

”Muutos tapahtuu tavallisesti ennakoidusti ja päättyy viimeistään takarajan koitteessa, mutta monimurros saapuu ja käynnistyy hiipien. Nämä pitkät marssit ovat projekteja monimutkaisempia ja niille on vaikea asettaa varsinaisia alkuja ja loppuja.”

Erittäin hyvä artikkeli ja sain siitä inspiraation kirjoittaa lyhyesti toimialamme murroksesta ja muutoksesta.

Työntekijöiden määrä Suomessa vähenee nykyisellä kehityksellä eli työympäristön tuotteille on vähemmän käyttäjiä. Teknologia on muuttanut valtavasti tapaa tehdä työtä ja muutos kiihtyy jatkossa. Töitä tehdään läppärillä, puhelimella ja meilläkin aloitti hiljattain töissä robotit Arvo ja Turo. Opettelevat vielä hommiaan, mutta vauhdilla. Tosin mm. tietokoneiden myynti näyttää laskeneen Suomessa vuonna 2019 johtuen edelleen työntekijöiden määrän laskusta (TEMAX Report. Robust growth in the SDA sector (GFK, 2019)).

Monella työntekijällä ei ole enää kiinteää työpistettä ja etätyö lisääntyy, jolloin työympäristön tuotteita ei enää säilötä työpöydillä tai laatikoissa eikä niitä haluta kantaa paljoa mukana.

Vastuullisuus liiketoiminnassa on kasvanut tärkeimpien prioriteettien joukkoon. Viherpesu ei riitä, vaan tuotteiden pitää olla aidosti ympäristöystävällisiä ja koko toimitusketjun kunnossa vastuullisuuden osalta.

Hankintoja, etenkin epäsuoria, halutaan keskittää entistä enemmän. Miksi mm. neukkareiden näytöt, muistivihot, kynät, toimistokalusteet, kahvit ja keittimet, vessapaperit, viherseinät, virvoitusjuomat ja toimistokasvit pitäisi hankkia kymmeniltä eri toimittajilta, kun ne saa yhdestä paikasta? Ennustan, että eräänlaiset B2B -tavaratalot yleistyvät ja muutaman vuoden kuluttua perinteistä toimistotarvikealaa ei ole enää olemassakaan, jos sellaista on tänäkään päivänä.

Toimistopäälliköiden ja assistenttien määrä yrityksissä on jo vähentynyt merkittävästi ja heidän työnsä ovat siirtyneet hyvin usein henkilöstöosaston ja talousosaston hoidettaviksi. HR:n ja talouden tärkeimpiin tehtäviin kuuluu kuitenkin liiketoiminnan tukeminen eikä heillä voi olla aikaa järjestellä kahvikoneen huoltoja, hakea kaupasta juomia aamiaistilaisuuteen tai huolehtia fläppipaperin riittävyydestä neukkareissa. Näiden tehtävien ulkoistamiselle löytyy jatkuvasti enemmän kysyntää.

Joku viisas sanoi joskus, että hyvä strategia roikkuu tiukasti trendeissä kiinni. Mekin uudistimme visiomme ja strategiamme täysin niin, että olemme kiinni kaikissa edellä mainituissa murroksen kohdissa.Varsinainen muutos (tai muutokset), jolla pyrimme vastaamaan murrokseen, on vasta alussa, vaikka olemme tehneet sitä systemaattisesti jo pari vuotta. Tulokset ovat olleet kuitenkin jo erittäin hyvät ja niiden pohjalle on hienoa rakentaa uutta.

Opit ovat tähän mennessä olleet hyvin maanläheisiä

Pääkonttorin muutto uusiin tiloihin oli meille kriittistä. Vanha kulttuuri asui seinissä eikä se sieltä olisi tullut räjäyttämälläkään ulos. ”Näin me olemme aina tehneet, mutten tiedä miksi”, kuului käytävillä liian usein. Olosuhteiden muutos on usein yksi tärkeimmistä tekijöistä muutoksen käynnistämisessä ja vanha ympäristö ajaa toimimaan aiemmin opituilla tavoilla.

Organisaatiorakenteen uudistaminen mahdollisimman pian muutoksen alkuvaiheessa on tärkeää, jotta uusi malli tukee strategiaa ja olosuhde muuttuu jälleen kerran. Tosin organisaatiorakennetta kannattaa muokata jatkuvasti toiminnan muuttuessa ja myös jämähtämisen ehkäisemiseksi.

Työntekijöiden osallistaminen eli keskusteleminen uudistumisesta on välttämätöntä, jotta muutos saadaan käyntiin riittävällä vauhdilla. Strategia on vaikea saada toteutumaan, jos se tehdään ylhäältä alas vs. kulttuurista ja vahvuuksista käsin. Rooleja, henkilökohtaisia mittareita ja tavoitteita pitää yrittää selkeyttää, vaikka muutostilanteessa se onkin usein hankalaa. Ihmiset kaipaavat selkeää suuntaa ja konkretiaa työhönsä varsinkin silloin, kun kaikki ympärillä muuttuu.  

Muutoksen läpivienti on nopeampaa, kun käyttää ulkopuolista valmennusta ja/tai konsultointia. Ulkopuolinen kumppani tuo ryhtiä tekemiseen, asennetta, uusia ajatuksia ja uutta osaamista. Liiketoiminnan on oltava kauttaaltaan hyvässä kunnossa ja siihen tulee kiinnittää jatkuvasti huomiota. Muutos aiheuttaa yleensä aina jonkinlaista turbulenssia, mikä näkyy numeroissa ellei niistä pidä huolta.  

Asiakasfokus tulee pyrkiä pitämään esillä kaikin mahdollisin tavoin, jotta asiakaskokemus vähintään säilyy ja mielellään paranee alusta asti.

Näytä vs. kerro. Vanha Kotterin oppi on, että on saatava aikaan lyhyen aikavälin tuloksia. Pitää täysin paikkansa ja pienistäkin onnistumisista tulee kommunikoida paljon. Konkretia toimii meille suomalaisille vauhdikkaita tarinoita paremmin.

Kärsivällisyys on pakollista, mutta välillä hankalaa. Kymmenien toistokertojen jälkeen osa kysyy aina, että mikä se meidän visio olikaan. Siitäkin huolimatta, että se on kirjoitettu myös toimiston seinälle suurilla kirjaimilla ja sitä ei voi välttyä näkemästä päivittäin.

Lopulta tärkein asia on kuitenkin ihmiset eli työntekijät. Ellei strategia muutu toiminnaksi arjessa niin, että asiakkaat huomaavat eron aiempaan, oli strategiatyö ihan kiva paperiharjoitus. Kulttuuri syö edelleen strategioita aamupalaksi ja sen kanssa tulee olla jatkuvasti tarkkana.

 

Kirjoittaja on Staples Finlandin toimitusjohtaja Mikko Hämäläinen, joka on ollut aiemmissa työtehtävissään vetämässä kymmeniä muutosprojekteja eri toimialoilla.

Tutustu muihin aiheeseen liittyviin kirjoituksiin

Toimistokahvi-indeksi

Arki muuttuu mutta tietyt asiat ovat aina läsnä. Lue kuinka analysoimme toimistokahvin menekkiä.

Lue lisää

Toimistot tarvitsevat toimivan hygieniasuunnitelman – Näin työympäristö mukautuu uuteen normaaliin

Yritykset laativat suunnitelmia ja varautuvat yllättäviin tilanteisiin, mutta korona yllätti meidät kaikki. Ota selvää kuinka luodaan uusi arki täysin poikkeuksellisessa tilanteessa.

Lue lisää

Toimistoelämää koronan aikana

Elämä jatkuu ja arki löytää uudet uomansa, mutta minkälaisena työelämä näyttäytyy kaiken tämän eristyksen ja desinfioinnin jälkeen? Lue lisää, mitä työympäristön asiantuntijamme sanoo!

Lue lisää

Tilaa blogit sähköpostiisi