caset | 2 minute read

Case Staples: Kuinka toimistomuutto johti työympäristöevoluutioon

”Suutarin lapsilla ei ole kenkiä” oli vielä vuoden 2019 alussa pätevä kuvaus Staplesin toimistosta – työympäristö junnasi menneisyydessä. Tiloja vaihtamalla haluttiin tunkkaiset työtavat korvata yhteisöllisellä ja inspiroivalla kulttuurilla. Puoli vuotta myöhemmin kulut ja neliöt ovat kutistuneet ja yhteishenki, työtyytyväisyys ja tehokkuus kukoistavat.

Kiikareissa toimivammat tilat ja kingimpi kulttuuri

Pyökkimuseoksikin kutsuttu vanha toimisto Lauttasaaressa oli, noh, vanhanaikainen. Vaikka lääniä toimistossa riitti, ei sitä ollut uhrattu taukotiloihin. Työntekijät katosivat pieniksi tiimeiksi sokkeloisen tilan uumeniin, eikä 60 hengen henkilöstöön juuri törmännyt saman päivän aikana.

Vanhahtava kulttuuri eli seinissä, ja halu remontoida työtavat rohkaisi muuttoon. Siiloutunut organisaatio haluttiin uudistaa joustavaan ja dynaamiseen kulttuuriin, jossa tilat ruokkivat yhteisöllisyyttä ja yhteistyötä yli tiimirajojen. Omat kopit ja nimikoidut pöydät tavararöykkiöineen päätettiin korvata monitilatoimistolla, jossa työtilaa vaihdetaan tehtävän mukaan.

Toinen haave oli hioa toimistosta showroom, jonne asiakkaat, kumppanit ja tuoreet työntekijät kutsutaan ylpeydellä. Entiset epäkäytännölliset kalusteet saivat vaihtua samoihin ratkaisuihin, joita asiakkaillekin tarjotaan.

Kolmas lähtökohta oli säästö: vanhan toimiston pölyä keränneet 1200 neliötä sisälsivät älyttömästi hukkatilaa. Tilalle haluttiin inspiroiva ja moderni työympäristö pienemmillä vuokrakustannuksilla.

Projekti pakettiin puolessa vuodessa

Muuttoprosessi kiidätettiin maaliin puolessa vuodessa kapellimestarinaan Staplesin HR-johtaja Kirsi Utti. Uuden kiinteistön omistajan puolelta mukana oli tekninen kumppani, mutta sisustussuunnittelukumppani, kalustava kumppani, muuttofirma – kaikki kumppanit – valittiin erikseen ja itse.

”Mielessä oli tein itse ja säästin -tyyppinen ratkaisu – mutta eihän sillä säästetty! Toimijoiden välisenä linkkinä hääriminen vei valtavasti aikaa, mikä oli pois varsinaisesta työstäni. Toisinaan löysin itseni työmaakokouksista ottamassa kantaa vesihanan paikkoihin, ilmastointiratkaisuihin ja muihin asioihin, joita ei voi kutsua kompetenssialueikseni. Yksi monipuolinen, asiantunteva kumppani olisi sujuvoittanut työtä”, Kirsi toteaa.

Muuttouutisten jälkeen muutospelkoa ja skeptisyyttä oli ilmassa. Pelkoa taklattiin avoimella kommunikaatiolla ja workshopeilla, joissa osallistettiin henkilökuntaa muutokseen.

Vähemmän ja inspiroivampia neliöitä

Puolessa vuodessa Staplesin 1200 neliön toimisto kutistui 760 neliöön. Silti lähes puolittunut toimisto on nyt freesimpi, viihtyisämpi ja organisoidumpi. Hajautetun huonejoukkion syrjäytti inspiroiva monitilatoimisto, jossa voi tarpeen tullen liukua avokonttorista hiljaiseen tilaan tai puhelinkopeista neuvotteluhuoneisiin. Pätevät tilat kruunaa tietenkin kunnollinen setti työvälineitä.

Myös taukotilat ovat tikissä: keskeisen paikan valloittava iso Breakspace ja leppoisa, tilava keittiö vikittelevät kohtaamaan kahvikupin ääressä. Valoisalla sisäpihalla keskellä kiinteistöä komeilee Staplesin yhteistyökumppani Warrior Coffee -paahtimo, jonka kahvilan baristojen kahvit ja kauralattet ovat stapleslaisille työsuhde-etu.

Uusitussa rakennuksessa sisäilman laatu on just eikä melkein ja pöly pysyy poissa, toisin kuin entisessä tavarapaljoudessa. Kun henkilökohtaiset tavarat yöpyvät kaapeissa, tilat pysyvät siisteinä, vaikka kaappitila on itse asiassa nipistynyt kymmenesosaan aiemmasta.

”Aluksi vastustettiin, etteivät tavarat tule mahtumaan. Meillä oli jäätäviä varastohuoneita täynnä romua sekä omat työtarvikkeet jokaiselle – siis esimerkiksi 60 lävistintä ja 60 nitojaa. Muuton yhteydessä myin tavaroita kirpputoreilla, ja tienesteillä pidimme juhlat. Lävistimiä löytyy nyt muutama kappale niille varatusta paikasta”, Kirsi kertoo mielissään.

Ei paluuta entiseen!

Muuton jälkeisessä kyselyssä valtaosa työntekijöistä julisti, ettei haluaisi palata vanhaan työmalliin. Ylpeys työnantajasta on kasvanut huikeiden tilojen myötä, ja tyytyväisyydestä puhuu myös henkilöstö-NPS, joka on ampaissut miinuslukemista +25:een.

”Vaikka kulttuurimuutos oli suuri, voi todeta, että juuri tätä tarvittiin. Rennosta etätyökulttuurista huolimatta harkitsen nykyään kotitöihin jäämistä supertarkkaan. Toimisto on niin mahtava, että mieluiten menen sinne ja näen kollegoitani”, Kirsi innostuu.

Eriytyneet tiimit ovat vaihtuneet yhtenäiseen porukkaan: kuulumisia vaihdetaan muulloinkin kuin vain moikkauksen verran kerran viikossa. Valloilleen päässeet yhdessä tekeminen ja avoimuus poimivat ylistystä myös NPS-kyselyssä. Avoimissa tiloissa tiimirajat ylittyvät luonnollisesti, mikä tietenkin lisää tehokkuutta ja säästää aikaa. Myös rahaa jää taskuun: vuokrakulut laskivat kolmanneksen, 80 000 euroa vuodessa!

”Olen onnellinen, että muutto on ohi, mutta iloinen, että se tehtiin. Harkitseville sanoisin, että go for it! En usko, että työkulttuurin evoluutio uudelle tasolle on mahdollista vanhoissa, kuluneissa tiloissa. Tosin itse en hoitaisi projektinhallintaa omin päin, vaan valitsisin meidän laisemme kumppanin, joka pystyy tekemään mahdollisimman paljon”, Kirsi päättää.

Harkitsetko toimistomuuttoa?

Jos kaipaat yhtä asiantuntevaa kumppania onnistuneen toimistomuuton toteuttamiseen tai uuden työympäristön timanttiseksi hiomiseen, kutsu meidät kylään. Räätälöidään yhdessä juuri yrityksellesi osuvin ratkaisu!

Uusia ideoita parempaan työssä jaksamiseen?  Kehitä henkilöstösi jaksamista ja varaa maksuton työympäristön kartoitus  asiantuntijoidemme kanssa. Kerromme sinulle, miten voit luoda työpaikallesi  vireyttä ja hyvinvointia jokaista työntekijääsi varten! Kutsu meidät kylään

Tutustu muihin aiheeseen liittyviin kirjoituksiin

5 vinkkiä fiksuun toimistomuuttoon

Tiesitkö, että tilojen vaihtamisella uusiin voi säästää tuhansia euroja? Kokosimme avuksesi 5 vinkkiä tulokselliseen toimistomuuttoon.

Lue lisää

Huippumyyjän evoluutio

Staplesissa uskotaan, että ongelmien ratkominen on tärkeää. Näin asiat eivät pääse kertautumaan, ja henkilöstön ja yrityksen kehitys on mahdollista.

Lue lisää

Case Staples: Kuinka toimistomuutto johti työympäristöevoluutioon

Staplesin tilojen muutos näkyy yrityksessä kulujen ja neliöiden kutistumisella ja yhteishengen, työtyytyväisyyden ja tehokkuuden kasvulla.

Lue lisää

Tilaa blogit sähköpostiisi