Hyvin suunniteltuina ja toteutettuina jaetut työpisteet voivat tehostaa yhteistyötä, tuoda työntekijöitä yhteen ja vahvistaa yrityskulttuuria. Tämä toimintamalli on myös pienyrityksille hyvä keino hyödyntää muutoin käyttämättä jäävät työpisteet.
1. Kannusta työntekijöitä tekemään työpisteestä oman näköisensä päivän ajaksi
Ihmiset haluavat kerätä ympärilleen pöytäkoristeita, valokuvia sekä kyniä, lehtiöitä ja muita toimistotarvikkeita. Jaettujen työpisteiden kohdalla tämä on haaste, sillä työpöytä voi tuntua kylmältä ja persoonattomalta. “Työpisteestä voi tulla pelkkä lattea pinta, josta puuttuu oma tuntu ja persoonallinen ote”, Leitzin julkaisussa todetaan.
Työntekijöille kannattaa antaa mahdollisuus tehdä väliaikaisesta tilasta oman näköisensä. Työpisteen läheisyyteen voi esimerkiksi sijoittaa lokerikkoja, laatikostoja ja hyllyjä, joissa voi säilyttää tavaroita. Pinottavilla lokeroilla voi luoda helposti paljon säilytystilaa, ja niissä työntekijät voivat säilyttää tavaroitaan ja kuljettaa ne vaivatta uudelle työpisteelle. Näin työpisteet pysyvät siisteinä.
2. Suunnittele hyvältä tuntuvat työpisteet
Kensingtonin tutkimuksessa havaittiin, että jaetun työpisteen suurin haaste on työtilan ergonomiasta huolehtiminen. Tuolia, pöytää ja näyttöä tulee voida säätää.
Hyvä ratkaisu on hankkia laadukkaat ja ergonomiset työtuolit, joissa on säädettävät käsinojat sekä eri kulma- ja korkeusasetuksia. Työntekijöiden tehokkuutta ja työn miellyttävyyttä voi tukea myös työpisteen lisävarusteilla. Saatavana on esimerkiksi telineitä kannettaville tietokoneille, selkätukia, hiirimattoja ja jalkatukia, joiden avulla työntekijät voivat nopeasti säätää tilapäisen työpisteen itselleen sopivaksi joka aamu ja työskennellä heille sopivalla tavalla.
3. Edistä yhteistyötä mukautuvilla ja viihtyisillä yhteisalueilla
IBM:n Euroopassa tehdyssä tutkimuksessa kävi ilmi, että säännöllisesti etätyötä tekevillä on ongelmia yhteistyössä ja viestinnässä muiden työntekijöiden kanssa. Yhteistyötä tukeva toimisto kannustaa työntekijöitä tulemaan paikan päälle pallottelemaan ideoita tai luomaan suhteita muihin työntekijöihin.
“Muotoilu ei vaikuta pelkästään ympäristöön vaan myös mielialaan, käyttäytymiseen ja yrityksen brändikulttuuriin”, Leitzin julkaisussa sanotaan. Tee yhteistiloista kutsuvia järjestämällä niihin miellyttävät ja rennot istumapaikat. Sijoita seinille valkotauluja, joiden ympärillä on helppo neuvotella ja kehittää ideoita. Nobon laajakuvavalkotaulun käyttöpinta on optimoi poistamalla tilaa vievät reunukset ylhäältä ja alhaalta ja leventämällä taulua sivuille päin. Varmista, että valkotaulun lähellä on tusseja ja kiinnitettäviä viestilappuja. Tällaiset ratkaisut voivat innostaa yhteistyöhön ja vahvistaa yrityskulttuuria.
